La tenue de la caisse : pourquoi et quels risques en cas de non tenue ?
Vous entendez régulièrement de caisse, caisse enregistreuse, ticket de caisse, vente en espèces.
Quelles sont vos obligations liées à l’encaissement d’espèces ?
Que nous dit la législation sur les obligations liées aux entrées et sorties d’espèces dans une entreprise ?
Tout d’abord, un livre de caisse est obligatoire dès lors que des ventes en espèces sont réalisées. Cette obligation concerne toutes les entreprises, quelle que soit la catégorie fiscale d’imposition (BA, BIC, BNC), le régime d’imposition, ou encore la structure juridique (en entreprise individuelle ou société).
Sur ce livre doivent être reportées toutes les opérations (recettes et dépenses) effectuées en espèces.
Dans le cadre de la gestion interne de votre trésorerie, il est indispensable de suivre de près les opérations en espèces. Il est alors prudent de vérifier fréquemment que les entrées et sorties réalisées quotidiennement correspondent bien au solde journalier constaté sur le livre de caisse.
Quelle forme devez-vous respecter pour la tenue de votre livre de caisse ?
L’enregistrement des opérations doit être chronologique, au fur et à mesure de leur réalisation. La comptabilisation sera détaillée opération par opération. Toutefois, par mesure de simplification, si chaque opération ne dépasse pas 76 € à destination de ventes ou services rendus à des particuliers, il est possible de globaliser ces opérations sur le livre de caisse en fin de journée. Néanmoins, en appui du livre de caisse, vous devrez disposer d’un support permettant de retrouver le détail des opérations.
En outre, une ventilation doit être faite par taux de TVA et par nature de produit. La vérification journalière du solde de caisse est vivement recommandée. Bien évidemment, la caisse ne doit pas être reconstituée a posteriori.
Les obligations pour le support de caisse
Si la loi ne nous impose pas le mode de support, papier ou informatique, pour la tenue des opérations de caisse, en revanche, à compter du 01/01/2018 pour les supports informatiques, la loi devient très stricte.
Si il est utilisé un support papier, celui-ci devra être a minima sans spirale, afin de démontrer que des pages ne peuvent être enlevées. Toute opération non justifiée ou omise, risquerait alors d’être analysée par l’administration fiscale comme de la fraude fiscale, avec l’ensemble des redressements et sanctions, y compris pénales, qui peuvent en découler.
Toute entreprise qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel ou système de caisse devra utiliser un support qui satisfait à de strictes conditions : d’inaltérabilité des données, de sécurisation des opérations, de conservation et d’archivage. Pour ce faire, le support informatique disposera soit d’un certificat délivré par un organisme accrédité, soit d’une attestation individuelle de l’éditeur concerné. En outre, l’administration pourra réaliser des contrôles inopinés dans les entreprises pour vérifier ces éléments. Les amendes, en cas de défaut, seront très lourdes.
A NOTER
En cas de contrôle fiscal de l’entreprise, l’administration fiscale pourrait rejeter la comptabilité pour absence de caisse ou de tenue de caisse non conforme. Ce rejet de comptabilité permettrait à l’administration fiscale de pouvoir calculer le résultat de chaque exercice contrôlé avec les conséquences fiscales qui en découlent.
